Imagine que Paolo possui um food truck que vende sanduíches. Toda manhã, ele dirige para o mesmo ponto na rua do centro financeiro da sua cidade.

Graças a combinação de seus deliciosos sanduíches, localização privilegiada, e trabalhadores famintos no intervalo do almoço, o food truck de Paolo é um negócio rentável.

Para ter certeza que ele está consistentemente lucrando, Paolo confere fielmente sua conta no banco, no final de cada mês. Mas essa é a melhor maneira para ele monitorar o sucesso da sua empresa?

Responda, mentalmente, verdadeiro ou falso:

Conferindo sua conta no banco, no final de cada mês, Paolo sabe quanto dinheiro ele tem agora.

Sabendo disso, Paolo também sabe se ele vai ter dinheiro suficiente para se manter no negócios daqui a um ano, não importa quais problemas possam acontecer.

Sabendo os lucros mensais, Paolo vai estar preparado se uma loja perto do seu food truck se tornar disponível para ser alugada, dando a ele a chance de abrir um restaurante.

Conferir sua conta bancária no final do mês só permite que Paolo saiba que tem dinheiro suficiente agora. Não a ajuda a ter certeza de que sua empresa vai se manter em funcionamento — e esperançosamente crescer — no futuro.

Ter uma pequena empresa pode ser compensador, mas também é arriscado.

Frequentemente, as empresas falem porque simplesmente ficam sem dinheiro.

Sim, conferir sua conta bancária pode te informar se está vendendo produtos e serviços para fazer dinheiro mensalmente. Mas isso não ajuda você a levar sua empresa ao sucesso daqui a um ano ou até dez anos.

Então o que pode ajudar? Esperar e rezar. Brincadeira

Definir uma verba e analisar suas despesas, isso pode ajudar a manter sua empresa saudável e realmente saber quando vai prosperar.

Definir uma verba e analisar despesas ajuda você a:

Permanecer sempre aberto. (Saber os custos operacionais atuais e os números de venda ajudam você a se certificar de que tem dinheiro suficiente para se manter à tona).

Lidar com problemas (Você pode se preparar para problemas que podem surgir, como uma queda sazonal nas vendas ou aumento no seu aluguel).

Crescer (Você pode planejar passos para levar sua empresa para o próximo nível e saber quanto isso vai custar).

Ter as despesas da sua empresa organizadas também pode ajudá-lo a se preparar para quaisquer impostos que sua empresa precisará pagar, assim como ajudar a manter-se preparado para quaisquer deduções ou reduções necessárias.

Como um primeiro passo para definir uma verba para sua pequena empresa, considere fazer uma lista de todas as despesas do seu negócio.

Isso pode incluir marketing, folha de pagamento, tecnologia, equipamentos, veículos (incluindo quilometragem), aluguel, serviço, mantimentos, ingredientes, viagens, entretenimento, e assim por diante.

Dependendo de onde sua empresa se localiza, pode ser uma boa ideia organizar suas despesas em categorias baseadas em quais impostos e dedutíveis seus impostos permitem. Isso pode ajudá-lo a organizar seus impostos no futuro.

O próximo passo é tomar nota de quais despesas são pontuais, recorrentes, fixas e variáveis.

Por exemplo, Paolo comprou seu food truck, o que é uma despesa pontual. Mas ele faz trabalho de manutenção a cada três meses, então esse é um gasto recorrente.

Despesas fixas não podem ser mudadas ou são muito difíceis de mudar — como aluguel, gerenciamento de salários, e benefícios. É importante que você não deixe essas despesas ficarem muito altas já que você não pode cortá-las rapidamente se não estiver vendendo o suficiente.

Despesas variáveis são aquelas que você pode mudar baseadas em quanto está vendendo. Comissões de venda são um ótimo exemplo disso porque elas sobem e descem de acordo com o volume de vendas.

Colocar essas despesas no papel ajuda você a planejar quando e quantas vezes vai precisar de dinheiro para elas.

Isso também pode te dizer quando terá dinheiro extra para outras necessidades importantes para a empresa, como contratar ajuda sazonal.

Considere anotar quais despesas impulsionam lucros e se pagam sozinhas. Por exemplo, comprar buscas pagas on-line pode ajudar você a aumentar suas despesas, mas também pode resultar em aumento de vendas e lucros.

Análise de despesas pode parecer difícil no início, mas felizmente existem softwares de contabilidade como Quickbooks, Xero e Freshbooks para ajudar.

Eles permitem que você sincronize as contas da sua empresa e seus cartões de crédito para que visualize todas as suas despesas. Eles também vão automaticamente sumarizar suas despesas e lucros nas categorias de sua escolha, como “folha de pagamento” e “marketing”.

Isso permite que você veja como suas despesas e lucros têm mudado ao longo do tempo, o que você precisa ajustar ou cortar para gerar lucro e manter a estabilidade, e quais números de vendas você precisa atingir para alcançar os objetivos da sua empresa.

Usar softwares de contabilidade é ótimo, mas um ser humano real também pode ajudar durante a temporada de impostos. Considere trabalhar com um contador quando for tempo de fazer seus impostos — seu software pode dar a você toda a informação que eles precisam.