Paolo é o orgulhoso proprietário de um food truck que vende sanduíches irresistíveis. Estacionado estrategicamente no centro financeiro da cidade, seu food truck atrai uma multidão de trabalhadores famintos diariamente. Graças à combinação de comida deliciosa, localização privilegiada e um público fiel, o negócio de Paolo tem sido bastante lucrativo. No entanto, apesar de todo esse sucesso, Paolo confia apenas no saldo de sua conta bancária ao final de cada mês para medir a saúde financeira de sua empresa. Mas será que essa é a melhor maneira de garantir o sucesso contínuo do seu negócio?

A Importância de Planejar e Definir Verbas

Verificar o saldo da conta bancária pode indicar se o negócio de Paolo está fazendo dinheiro naquele momento específico. No entanto, essa prática não proporciona uma visão completa e futura da empresa. Ela não ajuda a prever se a empresa conseguirá sobreviver a desafios futuros ou crescer de maneira sustentável. E, definitivamente, não prepara Paolo para aproveitar oportunidades, como a abertura de um restaurante em uma localização próxima.

Pequenas empresas, como o food truck de Paolo, são vulneráveis a riscos financeiros. Um dos principais motivos pelos quais empresas fecham é a falta de planejamento financeiro adequado. Isso não significa apenas garantir que haja dinheiro no banco, mas também significa prever despesas futuras, planejar para períodos de baixa e estar preparado para investimentos estratégicos.

Como Definir uma Verba para Sua Empresa

Para Paolo — e qualquer outro proprietário de pequena empresa — definir uma verba e analisar as despesas regularmente é essencial. Este processo não só ajuda a garantir que o negócio continue funcionando, mas também permite que o empresário tome decisões informadas sobre o crescimento e a expansão do negócio.

Passo 1: Faça uma Lista Completa das Despesas

O primeiro passo para definir uma verba é fazer uma lista detalhada de todas as despesas da empresa. Para Paolo, isso incluiria:

• Marketing: Custos com publicidade, como buscas pagas on-line e panfletos.
• Folha de Pagamento: Salários de funcionários, se houver.
• Tecnologia: Software de contabilidade, sistema de pedidos.
• Equipamentos: Manutenção e possíveis melhorias no food truck.
• Veículos: Quilometragem, combustível e manutenção do food truck.
• Aluguel: Se Paolo decidisse alugar um espaço adicional, como uma cozinha maior.
• Serviços: Contabilidade, taxas bancárias.
• Ingredientes: Custos dos alimentos e materiais de embalagem.
• Viagens e Entretenimento: Caso Paolo participe de eventos ou festivais.

Organizar essas despesas em categorias ajudará não só na gestão financeira diária, mas também na preparação para impostos e deduções fiscais.

Passo 2: Categorize as Despesas

Depois de listar as despesas, Paolo deve categorizá-las em:

• Despesas Pontuais: Gastos que ocorrem apenas uma vez, como a compra do food truck.
• Despesas Recorrentes: Gastos que ocorrem regularmente, como a manutenção trimestral do food truck.
• Despesas Fixas: Custos que não mudam ou são difíceis de ajustar, como aluguel e salários.
• Despesas Variáveis: Custos que podem mudar dependendo do volume de vendas, como comissões de venda ou custos com ingredientes.

Ao categorizar as despesas, Paolo pode planejar melhor quando e quanto dinheiro será necessário para cobrir cada uma delas. Isso também ajuda a identificar quando ele terá dinheiro extra para investir em outras áreas do negócio, como contratação sazonal ou melhorias no food truck.

Passo 3: Identifique Despesas que Geram Lucro

É importante que Paolo também identifique quais despesas diretamente impulsionam os lucros. Por exemplo, um investimento em publicidade on-line pode aumentar as despesas inicialmente, mas se isso resultar em mais vendas, a despesa se paga sozinha e contribui para o crescimento do negócio.

Passo 4: Utilize Ferramentas de Contabilidade

Gerenciar todas essas informações manualmente pode ser desafiador, especialmente para alguém que está mais focado em fazer deliciosos sanduíches. Felizmente, existem softwares de contabilidade como QuickBooks, Xero e FreshBooks que podem automatizar grande parte desse processo.

Esses softwares permitem que Paolo sincronize suas contas bancárias e cartões de crédito com o sistema, visualizando todas as suas despesas em tempo real. Além disso, esses programas podem categorizar automaticamente as despesas, resumir os lucros e até mesmo fornecer relatórios detalhados que mostram como as finanças da empresa mudaram ao longo do tempo.

Planejando para o Futuro

Definir uma verba e analisar as despesas regularmente não é apenas sobre garantir que o negócio continue funcionando; é sobre planejar o futuro. Com uma visão clara das finanças, Paolo pode se preparar para enfrentar desafios, como uma queda nas vendas durante o inverno, ou aproveitar oportunidades, como abrir um novo restaurante. Ele também estará mais preparado para lidar com os impostos e garantir que está maximizando as deduções possíveis.