Trabalhe de um jeito mais inteligente

Imagine o seguinte: Suelen tem um bar especializado em sucos saudáveis, o "Sucos da Su". No cardápio estão sucos com nomes divertidos, como: "verde de verdade" e "beterrabíssimo".

Os negócios estão indo super-bem e a Suelen está afogada em seus sucos - quase literalmente. Ela gosta de ajudar seus clientes a buscar uma vida equilibrada, mas a vida dela anda bem distante disso. De vez em quando, no meio da noite, Suelen acorda ouvindo barulho de liquidificador na cabeça.

Bem ao lado do "Sucos da Su", abriu uma academia. Então é provável que ela ganhe vários novos clientes. É maravilhoso para o negócio, mas não tanto para a sanidade da Suelen. Será que tem algo que ela possa fazer para lidar melhor com tudo isso?

Trabalhar mais horas por dia e tentar fazer tudo ao mesmo tempo, provavelmente só vai deixar a Suelen ainda mais cansada e sobrecarregada. Se ela investir um tempinho para criar uma agenda e se organizar, certamente vai conseguir usar melhor suas horas. Basicamente, ela pode trabalhar de um jeito mais inteligente.

Sem dúvida, tocar um negócio dá muito trabalho. É muito fácil cair na armadilha de pegar coisas demais para fazer e acabar se matando de trabalhar.

Mas dedicar absolutamente todo o seu tempo para o trabalho não vai necessariamente garantir que você atinja suas metas empresariais, principalmente se você trabalhar sem eficiência. Em vez disso, você pode trabalhar de um jeito mais inteligente.

Trabalhar de um jeito mais inteligente significa descobrir jeitos de organizar as suas tarefas e as dos seus funcionários, de maneira que todos consigam produzir com mais qualidade e eficiência.

Não existe uma fórmula mágica para trabalhar de um jeito mais inteligente. O ideal é você experimentar e descobrir o que funciona para o seu negócio. Mas a gente pode e vai te mostrar alguns passos para implementar a mentalidade de trabalhar de um jeito mais inteligente em vez de trabalhar mais.

O primeiro passo para trabalhar de um jeito mais inteligente é se organizar. Pense o seguinte: é melhor perder um tempinho se organizando do que procurando um recibo desaparecido no meio da bagunça.

Certifique-se de que você e os seus funcionários saibam exatamente onde fica cada coisa na sua empresa: informações, documentos, arquivos importantes e até mesmo materiais de uso comum.

Isso pode significar organizar seu depósito ou criar um sistema de arquivos para armazenar a papelada e os recibos. se você precisar organizar arquivos digitais e documentos, uma boa ideia é usar um sistema de Gerenciamento de Relacionamento ao Consumidor, também conhecido pela sigla em inglês, CRM.

Quando se organiza, você deixa tudo mais fácil de achar e acessar. O resultado é que todo mundo perde menos tempo procurando as coisas e mais tempo se concentrando em fazer o trabalho importante.

Um outro efeito positivo da organização é que tanto você quanto seus funcionários vão se sentir menos distraídos, menos sobrecarregados e mais confiantes enquanto trabalham.

Em seguida, crie uma agenda que te dê uma visão geral do seu trabalho, que possa te dizer quanto tempo você vai gastar em cada tarefa.

Seja o mais específico que puder quando criar essa agenda. Isso vai te ajudar a descobrir, de um jeito realista, o quanto você consegue fazer por dia. Questione quais são as suas prioridades e quanto tempo cada tarefa toma.

Lembre-se de que algumas tarefas podem tomar mais horas do que você estimou. O ideal é deixar um tempo livre na sua agenda para terminar algumas delas ou mesmo para cuidar de imprevistos.

Oriente toda a sua equipe para que cada um cuide da sua própria agenda do mesmo jeito e para que compartilhem as agendas entre si. Isso pode ajudar o time a entender o que é e o que não é prioridade para o grupo.

Uma outra boa ideia é criar um calendário mensal para que as pessoas possam incluir seus compromissos pessoais. É simples e pode resolver a vida na hora de criar cronogramas diários, semanais e mensais para que todos entreguem suas tarefas no prazo, sem prejudicar o tão merecido e necessário tempo livre.

Compartilhar as agendas e os calendários com o seu time também pode ter um efeito positivo nas reuniões entre vocês.

Em vez de perder tempo mandando e-mails para encontrar um horário que funcione para todo mundo, sua equipe pode olhar os calendários e ver quando todos estão livres.

Na hora de enviar o e-mail para marcar a reunião, o ideal é que você já inclua uma agenda dizendo quais tópicos serão discutidos. Assim, todos têm tempo de se preparar e alguém pode inclusive apontar questão que já tenha sido resolvida.

E durante a reunião, dá pra ser mais eficiente? Sim. Se tentar resolver todas as questões da agenda no tempo da reunião, você pode levar uma eternidade e pode acabar não saindo do lugar. Em vez disso, use o encontro para anotar as opiniões de todas as pessoas presentes.

Depois da reunião, use um grupo de e-mails ou rede social, como o Slack ou Evernote, para resolver qualquer questão pendente. Pode ser uma boa opção para deixar as reuniões mais produtivas e menos chatas.

Quer economizar mais tempo ainda? Que tal evitar pegar um avião, um táxi, ou mesmo andar por vários quadras? Ferramentas como Google Hangouts ou Skype permitem que você faça suas reuniões por videoconferência. Prático e rápido, sem abrir mão do olho no olho.

Além de fazer reuniões mais inteligentes, você pode ganhar tempo criando processos padronizados no escritório.

Descubra o jeito mais eficiente de completar uma tarefa e use-o como modelo. Por exemplo, você pode criar um padrão de e-mail de acompanhamento para novos clientes, ou ter um conjunto de instruções sobre como limpar a loja antes de fechar.

Anote esses processos e compartilhe tudo com a sua equipe. Isso vai poupar todo mundo de ter que começar cada tarefa do zero. Também é ótimo para te dar mais segurança de que outras pessoas além de você serão capazes de realizar trabalhos importantes.

Reparou que estamos falando muito sobre "compartilhar"? É porque quanto mais todo mundo souber o que o outro está fazendo, mais eficiente fica o trabalho em equipe.

Mas compartilhar só funciona se todo mundo conseguir entender o que você está tentando compartilhar. Quando for criar um documento ou escrever processos para serem compartilhados, faça com detalhes, clareza e de um jeito fácil de entender.

Padronizar também é essencial. Use a mesma linguagem em toda a comunicação da sua empresa. Manter uma linguagem padrão evita confusões e perda de tempo. Quando você padroniza, as pessoas podem entender o que está sendo dito e pedido, com rapidez e facilidade.

Por fim, trabalhar melhor também quer dizer não pegar tão pesado com vocês mesmo. Lembre-se de confiar nos recursos ao seu redor para não ter que fazer tudo ao mesmo tempo.

Você não tem que ser ótimo em tudo que o seu negócio precisa. Lembre da Suelen, a dona da loja de sucos. Talvez ela seja genial em criar sucos saudáveis e péssima em logística ou finanças. Isso só significa que ela precisa contar com outros recursos para ajudá-la.

Vários serviços empresariais podem te ajudar a fazer as coisas que você não faz bem ou não tem tempo para fazer. Procure ser justo com você ao longo do dia. Tentar fazer tudo ao mesmo tempo não é trabalhar de um jeito mais inteligente. É tentador usar o tempo de uma reunião para responder seus e-mails, mais se fizer isso, você corre o risco de perder informações importantes.

É muito melhor focar em uma tarefa de cada vez. Isso evita que você faça algo errado na correria e acabe precisando refazer. Ou, ainda pior, que entregue um trabalho ruim.

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